Verslo pradžioje buhalterio pasirinkimą neretai lemia rekomendacija, nedidelė kaina ar galimybė greitai susitarti. Kol sąskaitų nedaug, nėra darbuotojų, o veikla vykdoma tik Lietuvoje, tokio bendradarbiavimo gali visiškai pakakti. Tačiau įmonei augant keičiasi ir jos apskaitos poreikiai.
Atsiranda daugiau dokumentų, skirtingų pajamų šaltinių, darbuotojų, sutarčių bei tarptautinių operacijų. Buhalteris, puikiai tikęs mažam verslui, nebūtinai bus pasirengęs naujam jo etapui. Tai nereiškia, kad specialistas dirba blogai – kartais tiesiog išauga darbo apimtis arba prireikia kompetencijų, kurių anksčiau nereikėjo.
1. Atsakymų tenka laukti per ilgai
Buhalterinės paslaugos neturėtų apsiriboti dokumentų priėmimu ir deklaracijų pateikimu. Verslo vadovui kartais reikia greito atsakymo prieš sudarant sutartį, priimant darbuotoją, planuojant didesnį pirkimą ar pradedant naują veiklą. Jei buhalteris į klausimus atsako po kelių savaičių arba tik po keleto priminimų, sprendimus tenka priimti neturint svarbios informacijos. Žinoma, tam tikrais laikotarpiais buhalterių darbo krūvis padidėja, todėl momentinio atsakymo tikėtis nereikėtų. Problema atsiranda tuomet, kai vėlavimas tampa nuolatine darbo forma, o klientas nežino, kada sulauks reakcijos.
Patikimas bendradarbiavimas prasideda nuo aiškių susitarimų: kokiu būdu teikiami klausimai, per kiek laiko į juos atsakoma ir į ką kreiptis skubiu atveju. Jei tokių taisyklių nėra, augant verslui komunikacijos spragos paprastai tik didėja.
2. Apie problemas sužinote paskutinę minutę
Mokesčio sumą sužinoti mokėjimo termino dieną – nemalonu net ir finansiškai stabiliai įmonei. Dar sudėtingiau, kai netikėtai paaiškėja, kad trūksta dokumentų, vėluoja ataskaita ar ankstesni duomenys buvo pateikti netiksliai. Buhalteris negali numatyti visų verslo rizikų, tačiau turėtų iš anksto informuoti apie artėjančius terminus, trūkstamą informaciją ir pastebėtas apskaitos problemas. Jei įmonės vadovas apie svarbius klausimus nuolat sužino tik tada, kai juos išspręsti jau sudėtinga, verta peržiūrėti bendradarbiavimo tvarką.
Pirmiausia reikėtų išsiaiškinti, ar problema nėra abipusė. Jeigu pati įmonė dokumentus perduoda pavėluotai, neinformuoja apie sandorius ar neatsako į buhalterio klausimus, atsakomybės negalima perkelti vien paslaugų teikėjui, tačiau tvarkingai informaciją perduodantis verslas pagrįstai gali tikėtis savalaikio grįžtamojo ryšio.
3. Skaičiai pateikiami, bet niekas jų nepaaiškina
Vadovui neužtenka žinoti, kiek mokesčių reikia sumokėti. Jam svarbu suprasti, ar įmonė dirba pelningai, kaip keičiasi sąnaudos, ar pakanka apyvartinių lėšų ir kurie veiklos segmentai generuoja daugiausia pajamų. Jeigu buhalteris atsiunčia tik galutinę mokėtiną sumą, o į klausimus atsako sudėtingais terminais, apskaitos duomenys lieka neišnaudoti. Geras specialistas neturi tapti įmonės vadovu ar finansų strategu, jei tai neįtraukta į paslaugos apimtį. Vis dėlto jis turėtų gebėti suprantamai paaiškinti parengtus skaičius ir nurodyti, kur galima rasti sprendimui reikalingą informaciją.
Kartais šią problemą galima išspręsti užsisakius papildomas ataskaitas ar reguliarias konsultacijas, tačiau jei buhalteris kategoriškai vengia paaiškinimų, nors tokio poreikio buvo aiškiai paprašyta, jo darbo modelis gali nebeatitikti augančios įmonės lūkesčių.
4. Verslas pasikeitė, o apskaita liko tokia pati
Nauja elektroninė parduotuvė, prekyba užsienyje, didėjantis darbuotojų skaičius ar kelių veiklų vykdymas gali iš esmės pakeisti apskaitos sudėtingumą. Procesas, kuris veikė turint keliasdešimt sąskaitų per mėnesį, gali tapti nevaldomas dokumentų skaičiui išaugus kelis kartus. Įspėjamasis ženklas – nuolat pildomos rankinės lentelės, skirtingais kanalais siunčiami dokumentai ir dažnai pasikartojantis klausimas, kuri sąskaitos versija yra galutinė. Dėl tokios netvarkos gaišta ne tik buhalteris, bet ir įmonės darbuotojai.
Augančiam verslui gali prireikti apskaitos sistemos integracijų, aiškios dokumentų pateikimo tvarkos, darbo užmokesčio apskaitos ar žmogaus, turinčio patirties konkrečioje veiklos srityje. Jei dabartinis specialistas neturi galimybių šių poreikių patenkinti, verta ieškoti didesnės komandos arba platesnį paslaugų spektrą siūlančio partnerio.
5. Nebeaišku, kas už ką atsakingas
Pavojingiausia situacija susidaro tada, kai verslo vadovas mano, kad viskuo pasirūpins buhalteris, o buhalteris laukia veiksmų iš vadovo. Neaiškumai gali būti susiję su sąskaitų išrašymu, pirminių dokumentų tikrinimu, sutarčių pateikimu, darbuotojų duomenimis ar atsakymais institucijoms. Paslaugų sutartyje turėtų būti konkrečiai nurodyta, kokie darbai atliekami, kas ir iki kada pateikia informaciją, kaip taisomos klaidos bei kokia atsakomybė tenka kiekvienai pusei. Jeigu reali darbo tvarka nebeatitinka seniai pasirašytos sutarties, ją reikia atnaujinti.
Pasikartojančios klaidos, prarandami dokumentai ir nuolatinis atsakomybės permetimas rodo, kad vien pokalbio gali nebepakakti. Tokiu atveju pravartu raštu užfiksuoti problemas, paprašyti jų sprendimo plano ir nustatyti terminą pokyčiams.
Buhalterio keitimas neturėtų būti impulsyvus sprendimas po vieno pavėluoto atsakymo. Pirmiausia verta atvirai aptarti lūkesčius ir išsiaiškinti, ar paslaugą galima pritaikyti prie pasikeitusio verslo. Tačiau jeigu komunikacija, kompetencija ir darbo organizavimas nuolat stabdo įmonės veiklą, delsimas taip pat kainuoja.
