Kiek vandens reikia biurui: paprasta skaičiavimo formulė pagal darbuotojų skaičių (apsiskaičiuosite ir šeimos poreikius)

Vandens tiekimas biure iš pirmo žvilgsnio atrodo labai paprastas: pastatomas aparatas, užsakomas tam tikras skaičius didelių vandens butelių ir belieka pasirūpinti, kad atsargos nesibaigtų. Tačiau praktiškai būtent paskutinė užduotis dažnai tampa sudėtingiausia. Viename 20 žmonių biure per savaitę gali pakakti kelių butelių, kitame tokio pat dydžio kolektyve jų prireiks gerokai daugiau.

Skirtumą lemia ne tik darbuotojų skaičius. Svarbu, kiek dienų žmonės iš tikrųjų dirba biure, ar jie geria kavą ir arbatą, ar vandens aparato karštas vanduo naudojamas šiems gėrimams ruošti, ar darbuotojai atsineša savo gėrimų, kokia temperatūra patalpose ir net kokio pobūdžio darbas atliekamas.

Todėl renkantis vandens aparatus biurui verta iš karto spręsti du klausimus: kiek vandens gali reikėti įprastą darbo dieną ir kokią atsargą laikyti, kad buteliai nesibaigtų anksčiau nei atvyksta kitas užsakymas.

Gera žinia ta, kad tam nereikia sudėtingų skaičiavimų. Pakanka paprastos formulės, kelių pradinių prielaidų ir maždaug mėnesį stebėti faktinį biuro vartojimą.

Kodėl negalima skaičiuoti vien pagal darbuotojų skaičių?

Dažniausia klaida yra manyti, kad, pavyzdžiui, 30 darbuotojų turintis biuras visada sunaudos dvigubai daugiau vandens nei 15 darbuotojų biuras. Taip būtų tik tuo atveju, jeigu visi darbuotojai dirbtų vienodu grafiku ir turėtų panašius gėrimų vartojimo įpročius.

Šiuolaikiniuose biuruose situacija kitokia. Vieni darbuotojai darbo vietoje būna penkias dienas per savaitę, kiti dirba hibridiniu būdu ir biure pasirodo dvi ar tris dienas. Vieni kasdien išgeria kelis puodelius kavos ir stiklinę vandens, kiti visą dieną prie darbo stalo laiko gertuvę.

Skiriasi ir biuro pobūdis. Administraciniame biure vandens suvartojimas gali būti gana stabilus, o įmonėje, kurioje nuolat lankosi klientai, mokymų dalyviai ar partneriai, prie darbuotojų poreikio reikia pridėti ir svečių suvartojimą.

Todėl skaičiavimo pagrindas turėtų būti ne nominalus darbuotojų skaičius, o realus žmonių skaičius biure per darbo dieną.

Nuo kokio vandens kiekio vienam darbuotojui pradėti?

Europos maisto saugos tarnyba nurodo, kad suaugusiųjų pakankamas bendras vandens suvartojimas per parą yra apie 2 litrus moterims ir 2,5 litro vyrams. Į šį kiekį įtraukiamas ne tik geriamasis vanduo, bet ir vanduo iš kitų gėrimų bei maisto.

Tai svarbus skirtumas. Planuojant biuro vandens atsargas nereikėtų automatiškai dauginti darbuotojų skaičiaus iš 2 ar 2,5 litro. Žmogus biure praleidžia tik dalį paros, be to, vandens gauna gerdamas kavą, arbatą, kitus gėrimus ir valgydamas.

Pradiniam administraciniam skaičiavimui praktiška naudoti maždaug 0,7-1,2 litro iš aparato vienam biure esančiam žmogui per darbo dieną. Tai nėra medicininė norma. Tai planavimo intervalas, kurį įmonė turi koreguoti pagal realų vartojimą.

Galima pradėti nuo tokių orientyrų:

Svarbiausia šiuos skaičius laikyti pradine hipoteze. Po kelių savaičių ją jau galima pakeisti tikru jūsų biuro vidurkiu.

Paprasta formulė mėnesio vandens poreikiui

Norint apskaičiuoti preliminarų poreikį, galima naudoti tokią formulę:

darbuotojų skaičius biure × vandens kiekis vienam žmogui per dieną × darbo dienų skaičius = litrų poreikis per mėnesį.

Tarkime, biure kasdien vidutiniškai dirba 25 žmonės. Nusprendžiama skaičiavimui naudoti 0,9 litro vienam žmogui per dieną, o mėnesį sudaro 22 darbo dienos.

Skaičiavimas būtų toks:

25 × 0,9 × 22 = 495 litrai.

Jeigu naudojami maždaug 18,9 litro talpos buteliai, reikėtų:

495 ÷ 18,9 = 26,2 butelio.

Kadangi dalies butelio užsakyti nepavyks, skaičių apvaliname į didesnę pusę ir gauname 27 butelius.

Tačiau praktiškai užsisakyti lygiai 27 butelius visam mėnesiui būtų rizikinga. Gali padidėti darbuotojų lankomumas, vykti susitikimas arba ateiti šiltesnė savaitė. Todėl verta turėti papildomą 10-15 proc. rezervą.

Pridėjus 10 proc. atsargą:

27 × 1,10 = 29,7.

Taigi tokio biuro praktinis mėnesio planas būtų apie 30 butelių.

Kaip skaičiuoti hibridiniame biure?

Hibridinio darbo modelis smarkiai pakeitė biurų vandens planavimą. Jeigu įmonėje oficialiai dirba 60 žmonių, dar nereiškia, kad vandens poreikį reikia skaičiuoti 60 darbuotojų.

Tarkime, įmonėje dirba 60 žmonių, tačiau vidutiniškai kasdien biure būna 35.

Jeigu naudojame 0,9 litro dienos normą ir 22 darbo dienas:

35 × 0,9 × 22 = 693 litrai.

Naudojant 18,9 litro butelius:

693 ÷ 18,9 = 36,7 butelio.

Apvalinus ir pridėjus maždaug 10 proc. rezervą, reikėtų planuoti apie 41 butelį per mėnesį.

Jeigu būtume skaičiavę pagal visus 60 darbuotojų, būtų gauta beveik dvigubai didesnė atsarga. Todėl įmonė galėtų be reikalo užšaldyti pinigus, užimti sandėliavimo vietą ir kaupti pernelyg daug pilnų bei tuščių tarų.

Hibridiniame biure geriausia analizuoti faktinį lankomumą. Jeigu antradieniais ir trečiadieniais biuras pilnas, o penktadienį atvyksta vos trečdalis kolektyvo, tai turėtų atsispindėti ir vandens tiekimo plane.

Kavos ir arbatos mėgėjai gali pastebimai pakeisti skaičiavimą

Dar vienas svarbus klausimas: kam naudojamas vanduo iš aparato?

Jeigu aparatas tiekia tik šaltą ar kambario temperatūros vandenį, o kavos aparatas prijungtas prie vandentiekio, apskaičiuoti gana paprasta.

Visai kita situacija, kai vandens aparatas tiekia ir karštą vandenį, naudojamą arbatai, tirpiai kavai ar kitiems karštiems gėrimams.

Tarkime, 20 darbuotojų per dieną išgeria po du 250 ml puodelius arbatos, ruošiamos aparato vandeniu.

Vien karštiems gėrimams prireiks:

20 × 2 × 0,25 = 10 litrų per dieną.

Per 22 darbo dienas tai sudaro 220 litrų, arba daugiau kaip 11 maždaug 18,9 litro butelių.

Vadinasi, ignoruojant kavos ir arbatos vartojimą galima gana stipriai neįvertinti realaus poreikio.

Planuojant vandens aparatus biurui, verta bent savaitę stebėti, kiek karštų gėrimų pagaminama naudojant aparato vandenį.

Darbuotojų pomėgiai svarbesni, nei atrodo

Du tokio pat dydžio biurai gali sunaudoti visiškai skirtingą vandens kiekį vien dėl kolektyvo įpročių.

Jeigu daug darbuotojų sportuoja, atvyksta į darbą dviračiais ar reguliariai eina į sporto klubą, jie gali dažniau pildyti gertuves.

Biure, kuriame vyrauja kavos mėgėjai, gryno vandens gali būti išgeriama mažiau, tačiau bendras aparato vandens vartojimas nebūtinai bus mažas, jeigu tas pats vanduo naudojamas kavos ar arbatos gamybai.

Kitas atvejis – darbuotojai, kurie perka mineralinį vandenį ar atsineša gėrimų iš namų. Tokiu atveju bendras biuro aparato suvartojimas gali būti gerokai mažesnis.

Todėl naudinga atlikti labai trumpą darbuotojų apklausą. Pakanka paklausti, kiek stiklinių ar gertuvių vandens jie paprastai išgeria darbo metu ir ar naudoja aparato vandenį karštiems gėrimams.

Skaičiavimo pavyzdžiai skirtingo dydžio biurams

Toliau pateikti skaičiai yra orientaciniai. Skaičiuojama darant prielaidą, kad vienas žmogus darbo dieną iš aparato sunaudoja vidutiniškai 0,9 litro vandens, mėnesį sudaro 22 darbo dienos, naudojami maždaug 18,9 litro buteliai ir paliekama apie 10 proc. atsarga.

Ši lentelė tinkama kaip pradinis orientyras, tačiau biuras neturėtų jos naudoti neatsižvelgdamas į savo situaciją.

Pavyzdžiui, 50 darbuotojų biuras, kuriame vanduo naudojamas ir keliems puodeliams arbatos per dieną, gali sunaudoti gerokai daugiau nei lentelėje nurodyti 59 buteliai. Tuo metu hibridinis biuras, kuriame iš oficialių 50 darbuotojų vienu metu būna tik 25, sunaudos maždaug perpus mažiau.

Nepamirškite klientų ir svečių

Įmonės dažnai labai tiksliai suskaičiuoja darbuotojus, tačiau pamiršta lankytojus.

Jeigu biure kasdien vyksta klientų susitikimai, mokymai, darbo pokalbiai ar seminarai, svečių suvartojimą verta skaičiuoti atskirai.

Tarkime, per savaitę biure apsilanko vidutiniškai 30 žmonių, o kiekvienam jų skiriama apie 0,3 litro vandens.

Per savaitę tai būtų:

30 × 0,3 = 9 litrai.

Per keturias savaites – apie 36 litrus, arba beveik du papildomus 18,9 litro butelius.

Nedideliam biurui tai nėra didelis skirtumas, tačiau įmonėje, kurioje rengiami mokymai ar nuolat priimami klientai, svečių dalis gali būti labai reikšminga.

Sezoniškumas: vasarą vakarykščiai skaičiavimai gali nebetikti

Vandens poreikis nėra visiškai vienodas visus metus.

EFSA pažymi, kad vandens poreikis gali keistis priklausomai nuo klimato ir fizinio aktyvumo. Tai aktualu ir darbo aplinkoje.

Lietuvoje didžiausias skirtumas dažniausiai jaučiamas šiltuoju metų laikotarpiu. Karštomis vasaros dienomis žmonės natūraliai dažniau geria, ypač jeigu į darbą eina pėsčiomis, važiuoja dviračiu arba biuro patalpose temperatūra aukštesnė.

Todėl birželio-rugpjūčio laikotarpiui galima numatyti didesnį rezervą.

Jeigu įprastai laikoma 10 proc. atsarga, karščiausiu metu ją galima padidinti iki maždaug 15-20 proc., o vėliau patikrinti, ar toks kiekis buvo reikalingas.

Svarbu ne aklai padidinti užsakymą, o stebėti vartojimą.

Trys konkretūs patarimai planuojant vandens užsakymą

1. Pirmą mėnesį skaičiuokite ne tik užsakytus, bet ir realiai sunaudotus butelius. Užrašykite, kurią dieną pakeistas kiekvienas butelis. Po 4-6 savaičių jau turėsite daug tikslesnį biuro vidurkį ir nebereikės remtis bendrinėmis prielaidomis.
2. Atskirai įvertinkite hibridinio darbo dienas. Vietoje oficialaus darbuotojų skaičiaus naudokite vidutinį žmonių skaičių biure. Jei pirmadienį būna 20 žmonių, antradienį 40, trečiadienį 45, ketvirtadienį 35, o penktadienį 15, skaičiavimui naudokite realų savaitės vidurkį.
3. Nelaikykite atsargos tik viename veikiančiame butelyje. Praktiška turėti bent kelis neatidarytus rezervinius butelius, o didesniame biure rezervą skaičiuoti procentais. Taip vienas netikėtai intensyvus darbo susitikimas ar pristatymo vėlavimas nepaliks biuro be vandens.

Kaip nustatyti tinkamą užsakymo periodiškumą?

Nebūtina viso mėnesio vandens atvežti vienu metu.

Jeigu biurui per mėnesį reikia 40 butelių, galima užsakyti po 10 kas savaitę arba po 20 kas dvi savaites. Tinkamiausias variantas priklauso nuo sandėliavimo vietos ir tiekimo sąlygų.

Dažnesni mažesni pristatymai turi vieną svarbų privalumą: biure nereikia skirti daug vietos pilniems ir tuštiems buteliams.

Rečiau atliekami didesni pristatymai gali būti patogesni administracine prasme, nes užsakymus reikia organizuoti rečiau. Tačiau tuomet reikia vietos atsargoms.

Optimalu nustatyti vadinamąjį minimalų likutį.

Pavyzdžiui, jeigu biuras vidutiniškai sunaudoja du butelius per dieną, o pristatymas paprastai užtrunka kelias darbo dienas, galima nuspręsti, kad pasiekus 6-8 pilnų butelių likutį jau inicijuojamas kitas užsakymas.

Ar geriau skaičiuoti savaitėmis, ar mėnesiais?

Pradiniam biudžetui patogiau skaičiuoti mėnesiais, tačiau atsargų valdymui daug naudingesnis savaitinis vartojimas.

Mėnesiai turi nevienodą darbo dienų skaičių. Be to, vieną mėnesį gali būti daugiau švenčių, atostogų ar nuotolinio darbo dienų.

Tarkime, biuras per įprastą savaitę sunaudoja 8 butelius. Tokį skaičių labai paprasta naudoti kasdieniam planavimui.

Turint savaitės vidurkį galima greitai pastebėti pokytį. Jeigu tris savaites iš eilės vietoje 8 sunaudojama po 10 butelių, tikriausiai pasikeitė darbuotojų lankomumas arba vartojimo įpročiai.

Istorinis kontekstas: kaip vanduo tapo įprasta biuro infrastruktūros dalimi

Geriamojo vandens prieinamumas darbo vietose šiandien atrodo savaime suprantamas, tačiau toks požiūris formavosi palaipsniui. XIX ir XX amžiuje miestams plečiant centralizuotus vandentiekio tinklus, saugus geriamasis vanduo tapo vis plačiau prieinamas viešuosiuose pastatuose ir darbovietėse. Vėliau pradėjo plisti atskiri geriamojo vandens fontanėliai ir talpyklos, o XX amžiaus antroje pusėje biuruose išpopuliarėjo didelių keičiamų vandens butelių aparatai. Tipinė tokios taros talpa daugelyje rinkų yra apie 19-20 litrų. XXI amžiuje prie tradicinių butelinių sistemų prisidėjo prie vandentiekio jungiami filtravimo aparatai, todėl šiuolaikinė įmonė gali rinktis ne tik vandens temperatūrą ar aparato funkcijas, bet ir patį vandens tiekimo modelį.

Lietuvos rinkos specifika ir kuo ji skiriasi nuo užsienio

Lietuvoje vandens tiekimą biure verta vertinti kiek kitaip nei kai kuriose pietinėse ar labai karšto klimato šalyse.

Mūsų klimatas reiškia ryškų sezoniškumą. Didžiąją metų dalį biurų temperatūra yra gana stabili, tačiau keliomis karštomis vasaros savaitėmis vandens vartojimas gali pastebimai išaugti. Šalyse, kur aukšta temperatūra laikosi kelis mėnesius, didesnis vandens rezervas dažnai planuojamas beveik visam šiltajam sezonui.

Lietuva turi ir gerai išplėtotą centralizuoto geriamojo vandens tiekimo infrastruktūrą. Nacionaliniuose teisės aktuose nustatyti geriamajam vandeniui keliami reikalavimai, taikomi ir įvairioms visuomeninės paskirties patalpoms bei įmonėms. Todėl Lietuvos biuruose pasirinkimas dažnai yra ne vien tarp skirtingų butelinio vandens variantų. Įmonės gali svarstyti ir prie vandentiekio prijungiamus filtravimo sprendimus.

Tai ypač aktualu dideliuose biuruose. Jeigu šimtui darbuotojų per mėnesį reikia daugiau kaip šimto didelių butelių, atsiranda ne tik vandens kainos klausimas. Reikia vietos pilnai ir tuščiai tarai, organizuoti keitimą ir pristatymą.

Mažam arba vidutiniam biurui butelių sistema gali būti patogi dėl paprastumo. Didelėje įmonėje verta palyginti bendras skirtingų sistemų eksploatacijos sąnaudas.

Užsienio rinkose, ypač dideliuose verslo centruose, vis dažniau vertinamas ne vien vandens pristatymas, bet visa paslauga: aparato higieninė priežiūra, filtrų keitimas, naudojimo stebėsena ir skirtingų temperatūrų vandens tiekimas. Panašūs kriterijai aktualūs ir Lietuvos įmonėms.

Kada verta rinktis kelis aparatus?

Kartais problema yra ne vandens kiekis, o aparato vieta.

Jeigu 70 darbuotojų dirba dviejuose aukštuose, vienas aparatas gali būti teoriškai pajėgus aptarnauti kolektyvą, tačiau praktiškai darbuotojams bus nepatogu iki jo vaikščioti.

Todėl didesnėse patalpose verta galvoti ne tik apie tai, kiek litrų suvartojama, bet ir kaip vanduo pasiekiamas.

Keli vandens aparatai biurui gali būti racionalus sprendimas, jeigu darbo vietos išdėstytos keliuose aukštuose, atskirose zonose arba skirtinguose pastato galuose.

Tačiau aparatus padauginus, bendras vandens poreikis nebūtinai išauga proporcingai. Pasikeičia tik butelių paskirstymas.

Jeigu biuras sunaudoja 40 butelių per mėnesį ir turi du aparatus, nereikia automatiškai užsakyti 80. Reikia tuos pačius 40 butelių paskirstyti pagal realų kiekvienos zonos vartojimą.

Kodėl svarbu stebėti ne tik pilnus, bet ir tuščius butelius?

Tuščia tara yra labai geras vartojimo matas.

Jeigu biuro administratorius kiekvieną penktadienį užrašo tuščių butelių skaičių, per mėnesį galima gauti gana patikimą statistiką.

Pavyzdžiui:

pirmą savaitę – 7 buteliai;

antrą savaitę – 8;

trečią savaitę – 9;

ketvirtą savaitę – 8.

Vidurkis būtų 8 buteliai per savaitę.

Kito mėnesio užsakymui galima planuoti maždaug 32 butelius ir papildomą saugos rezervą.

Toks metodas yra gerokai tikslesnis nei bandymas kiekvieną mėnesį iš naujo spėlioti, kiek vandens prireiks.

„Geriausias vandens užsakymo planas atsiranda tada, kai darbuotojų skaičius derinamas su faktiniu vartojimu. Pradinis skaičiavimas padeda nustatyti orientyrą, tačiau tik kelias savaites renkami duomenys parodo, kiek vandens konkrečiam biurui iš tiesų reikia.“

Vytautas, biuro infrastruktūros ekspertas

DUK

1. Kiek vandens skaičiuoti vienam biuro darbuotojui per dieną?

Pradiniam atsargų planavimui galima naudoti maždaug 0,7-1,2 litro iš aparato vienam biure esančiam darbuotojui per darbo dieną, tačiau tai nėra sveikatos norma. Tiksliausias skaičius gaunamas 4-6 savaites stebint realų konkretaus kolektyvo vartojimą.

2. Kiek 18,9 litro butelių reikia 20 darbuotojų biurui?

Jeigu 20 žmonių biure dirba 22 dienas per mėnesį ir vienam žmogui planuojama 0,9 litro per darbo dieną, reikės apie 396 litrų, arba maždaug 21 butelio. Pridėjus 10-15 proc. rezervą, praktiška planuoti maždaug 24 butelius.

3. Ar į skaičiavimus reikia įtraukti kavą ir arbatą?

Taip, jeigu karštiems gėrimams naudojamas vanduo iš to paties aparato. Keli puodeliai arbatos ar kavos vienam darbuotojui per dieną didesniame biure per mėnesį gali sudaryti šimtus papildomų litrų.

4. Kokią vandens atsargą verta laikyti biure?

Įprastomis sąlygomis galima pradėti nuo maždaug 10-15 proc. rezervo, o karštu laikotarpiu arba biure, kuriame dažnai lankosi svečiai, atsargą galima padidinti. Dar tiksliau rezervą galima nustatyti pagal vidutinį dienos vartojimą ir tiekėjo pristatymo terminą.

5. Kaip skaičiuoti vandens poreikį hibridiniame biure?

Reikėtų naudoti ne bendrą įmonės darbuotojų skaičių, o vidutinį žmonių, faktiškai esančių biure, skaičių per dieną. Dar tiksliau galima apskaičiuoti atskirų savaitės dienų lankomumą ir pagal jį sudaryti savaitinį vandens poreikio planą.

Planuojant vandens aparatus biurui, svarbiausia ne rasti vieną visiems tinkantį litrų skaičių, o susikurti paprastą matavimo sistemą. Pradiniam užsakymui pakanka darbuotojų skaičių padauginti iš numatomo vandens kiekio žmogui ir darbo dienų skaičiaus, rezultatą paversti buteliais ir pridėti nedidelį rezervą. Vėliau teorinius skaičius turėtų pakeisti faktiniai duomenys. Stebint, kiek butelių biuras sunaudoja per savaitę, atsižvelgiant į hibridinį darbą, kavos ir arbatos vartojimą, svečius bei sezoną, galima gana tiksliai nustatyti optimalų užsakymą. Taip biure nepritrūksta vandens, tačiau kartu nekaupiama nereikalinga atsarga.